Po zakończeniu edycji, pliki należy zaewidencjonować, aby udostępnić je innym użytkownikom, posiadającym odpowiednie prawa. Do momentu zaewidencjonowania pliku, wszelkie zmiany są zapisywane tylko w wersji lokalnej użytkownika.
Nowa wersja każdego zaewidencjonowanego pliku jest skojarzona z bieżącymi wersjami jej odniesień. Gdy nastąpi dostęp do tej wersji pliku, wszystkie wersje odniesień są pobierane w taki sposób, jak zostały dołączone.
- Należy kliknąć prawym przyciskiem myszy plik lub folder i kliknąć Zaewidencjonuj.
- W oknie dialogowym Zaewidencjonuj, należy wybrać jeden lub więcej plików do zaewidencjonowania i ustawić wartości kolumn zgodnie z potrzebami.
- Wprowadzić komentarz, aby zidentyfikować wersję.
Uprawnienia użytkownika określają, czy użytkownik musi wprowadzić komentarz.
Wprowadzone komentarze są wyświetlane w oknie dialogowym Historia oraz na liście wersji generowanej po wybieraniu Pobierz wersję. Wprowadzanie komentarzy jest dobrą praktyką, nawet jeśli nie są one wymagane. Pomagają one wszystkim użytkownikom w wybraniu odpowiedniej wersji pliku do użycia.
- Kliknąć Zaewidencjonuj.