最佳操作方式
Vault 的安全性
備份資料保險箱
最大化資料保險箱的效能
更新來自較早版本的文件
刪除文件
最新檔案的副本
檔案所有人暫時離開時
使用者離開專案或公司
自訂屬性
範本檔案
外部參考
應該只有一個管理員能夠存取資料保險箱的目錄，此管理員是負責安裝更新、刪除檔案、維護密碼，及其他管理工作的個人。使用者應無法透過 Microsoft Windows 檔案總管來存取資料保險箱。
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備份 同時包含專案文件及 Workgroup PDM 組態資訊的整個資料保險箱資料夾。您應該在沒有人修改資料保險箱（存回文件、變更所有權等等）時執行備份的操作。要確定沒有人存取資料保險箱，請先鎖住資料保險箱（請參考 資料保險箱設定） 或停止服務。然後您可以使用 Windows 檔案總管來複製資料保險箱資料夾。
經常備份資料保險箱，並有時要測試備份檔案以確定您備份的步驟是有效的。將備份檔案儲存在不同於資料保險箱所在的伺服器上（萬一 資料保險箱電腦損壞）。
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專案中的文件數量過大會降低效能。越多有較少文件的專案（每個專案少於 1000 或 2000 文件）會產生較佳的效能。
客戶端可以隱藏專案來改善效能。
如果您是在網路上操作，網路的效能也會影響 Workgroup PDM 的效能。Workgroup PDM 無法使緩慢的網路變快。
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要更新來自較早版本的文件至目前的 SolidWorks 版本，請使用 SolidWorks 工作排程器。
當在 SolidWorks 工作排程器中更新 Workgroup PDM 資料保險箱的檔案時，所有的文件都以解除抑制的狀態開啟（不是輕量抑制）。請確定在執行更新的電腦上有足夠的記憶體可完成此程序。
請遵循這些導引：
更新之前備份所有的檔案。
根據專案更新（不要在一個操作中更新整個資料保險箱）
只有更新最新的修訂版（在更新 Workgroup PDM 檔案對話方塊中的選項內指定）
確定工作操作資料夾（在更新 Workgroup PDM 檔案對話方塊中的進階選項內指定）有足夠的磁碟空間來保存所有的檔案
指定時間結束（在進階選項中）
如果所選的專案使用來自於一個共用位置的標準資料庫檔案，您正在執行更新的電腦必須可以存取這些檔案。
您可以使用多於一台的電腦來降低更新的時間（在不同的電腦上更新不同的專案）在每台電腦上以相同的使用者來登入，因為資料保險箱在更新的過程中會對除了一個使用者外的其他人鎖住。
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資料保險箱管理員在 VaultAdmin 的資料保險箱設定標籤中指定刪除文件的許可權限。為了安全考量，建議使用僅有管理員。
最上層的目錄包含一個 Obsolete 資料夾，且每個專案同時包含一個 Obsolete 資料夾，這些都是由 Workgroup PDM 自動產生的。當資料保險箱管理員刪除專案時，檔案會移至最上層目錄的 Obsolete 資料夾中。當使用者或管理員刪除文件時，文件會移至專案 Obsolete 資料夾中。Obsolete 資料夾在 Workgroup PDM 介面中是隱藏的。能夠存取資料保險箱目錄的資料保險箱管理員應定期使用 Windows 檔案總管來刪除 Obsolete 資料夾。Workgroup PDM 會自動產生新的 Obsolete 資料夾。
在 Obsolete 資料夾中被刪除的文件及專案無法被回復。只有已建記錄檔的文件可以被回復，且已建記錄檔文件所屬的專案不應被刪除。經建檔的文件只能回復到其原始的專案中。
加速刪除檔案的操作：
管理員產生一個專案（例如 Trash）並給予使用者寫入的權限。.
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在資料保險箱視圖中，使用者在要刪除的最上層文件上按右鍵，然後選擇變更專案。
只有文件的所有人才能夠變更專案。
在變更文件專案 對話方塊中，從清單中選擇 Trash，選擇子項次及所有子項次，然後按一下確定。
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在資料保險箱設定中，資料保險箱管理員可以選擇要保持最新檔案的額外複製（即每個檔案的最新修訂版）。選擇或清除保持最新檔案的額外複製核取方塊。
副本是在只有管理員可以看到（在 Windows 檔案總管中）稱為 latest 的資料夾中。latest 資料夾並不照著資料保險箱資料夾的結構。在此資料夾中的檔案使用完整的實際檔案名稱（在其他資料夾中，檔案名稱以一底線取代 Windows 檔案總管中的英文句點）。
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當檔案所有人不在而其他使用者需要存取這些檔案時，資料保險箱管理員可以在 VaultAdmin 的使用者及小組標籤中變更密碼。之後管理員可以登入為使用者然後釋出文件的所有權。請記得通知使用者其密碼已經變更。
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當使用者永久性的離開一個專案，請使用下列的方法：
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為有許多次組合件及零件的組合件輸入自訂屬性是相當費時的。一個有效率的方法是在 SolidWorks 中加入自訂屬性（零件名稱、描述等）。然後存回最上層的組合件。會提示您為尚未填入自訂屬性的任何文件輸入資訊。
您可以使用 SolidWorks API 來為數量眾多的文件產生自訂屬性；例如，serialize 文件編號或標準化所有 cap 的格式。
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您可以藉由 Workgroup PDM 資料保險箱來處理公司的範本檔案。只有在範本需要修訂版控制時才將其加入至資料保險箱中。使用者必須將範本檔案複製至其本機的工作空間中。
維護範本：
在 VaultAdmin 中，產生一個專案來保存範本（例如 Templates）。
分配寫入的權限 給維護範本的個人，並分配讀取的權限給使用範本的每個人。
將範本存回 Template 專案中。
使用者使用 Workgroup PDM 開啟文件來複製範本。
使用者應定期的檢查本機視圖以確保其本機的版本與在資料保險箱中的版本相同。
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要控制檔案的使用（例如，當在 Workgroup PDM 資料保險箱中開啟文件時，對 Toolbox 或其他檔案的參考），SolidWorks 建議您清除在工具、選項、系統選項、外部參考中的為外部參考資料找尋檔案位置的選項。
如果 Workgroup PDM 沒有找到在資料保險箱中的參考檔案，您可以更正參考或手動找出正確的檔案。
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