資料保險箱管理員在 VaultAdmin 的資料保險箱設定標籤中指定刪除文件的許可權限。 為了安全考量，建議使用僅有管理員。
最上層的目錄包含一個 Obsolete 資料夾，且每個專案同時包含一個 Obsolete 資料夾，這些都是由 Workgroup PDM 自動產生的。 當資料保險箱管理員刪除專案時，檔案會移至最上層目錄的 Obsolete 資料夾中。 當使用者或管理員刪除文件時，文件會移至專案 Obsolete 資料夾中。 Obsolete 資料夾在 Workgroup PDM 介面中是隱藏的。 能夠存取資料保險箱目錄的資料保險箱管理員應定期使用 Windows 檔案總管來刪除 Obsolete 資料夾。 Workgroup PDM 會自動產生新的 Obsolete 資料夾。
在 Obsolete 資料夾中被刪除的文件及專案無法被回復。 只有已建記錄檔的文件可以被回復，且已建記錄檔文件所屬的專案不應被刪除。 經建檔的文件只能回復到其原始的專案中。
加速刪除檔案的操作：
- 管理員產生一個專案 (例如 Trash) 並給予使用者寫入權限。
- 在資料保險箱視圖中，使用者在要刪除的最上層文件上按右鍵，然後選擇變更專案。
唯有文件的所有人才能夠變更專案。
- 在變更文件專案對話方塊中，從清單中選擇 Trash，選擇子項次及所有子項次，然後按一下 。