Pliki dodane do przechowalni programu SOLIDWORKS PDM, ale nie zaewidencjonowane, są w stanie prywatnym, a zatem niedostępne dla innych użytkowników. Dopiero po zaewidencjonowaniu pliki są przypisywane do kategorii i toku prac i stają się dostępne dla innych użytkowników (o odpowiednich prawach dostępu).
W przypadku przechowalni w wersji Professional użytkownicy z uprawnieniami do przeglądania prywatnych stanów plików mogą zobaczyć nazwy tych prywatnych stanów plików (wyświetlane kursywą), ale nie mogą uzyskać dostępu do żadnych informacji o pliku, dopóki plik nie zostanie zaewidencjonowany.
Prywatny stan zapewnia, że żaden inny użytkownik nie może pobrać niekompletnej wersji pliku, np. gdy użytkownik dodający plik wprowadza dodatkowe modyfikacje w pliku.
Dostęp do plików w stanie prywatnym może uzyskać użytkownik Admin programu SOLIDWORKS PDM.