ワークフローは、ドキュメントの修正に対するステージを定義するビジネス プロセスです。 それぞれのプロセス ステージがワークフローのステータスです。
アイテムとファイルは同じワークフローの一部になるか、あるいは個別のワークフローを持つことができます。
アイテムとファイル両方でワークフローを管理することを簡易化するために、アイテム エクスプローラではリビジョン番号を増加し、アイテムとファイル両方のためにステータス変更を開始することができます。
ステータスはアイテム、またはファイルの状況を表わしています。 たとえば、デフォルト ワークフローで、レビューの準備ができていることを示すためにアイテムのステータスを承認待ち(Waiting for approval)に変えることができます。
トランジションを選択することによって、アイテムとファイルを１つのステータスから他へ動かします。 ワークフローは１つのワークフロー ステータスから他までの移動を許可するトランジションを指定します。 たとえば、デフォルトワークフローで、
編集中(Under Editing)ステータスの2つの利用可能なトランジションがあります:
-
承認用に提出(Submit for approval) は承認待ち(Waiting for approval) ステータスに変わります。
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承認の必要なし(No approval required) は、承認済み(Approved)ステータスに変わります。
リビジョン番号はアイテム、またはファイルの承認バージョンを識別します。 デフォルトワークフローで、ドキュメントが。承認(Approved)ステータスに変わるとき、ドキュメントは自動的にリビジョン番号を受け取ります。 同様に手動でリビジョン番号を増加させることができます。
アイテムのステータス、またはファイルを変更することは自動的に通知を発行し、管理者がどのようにワークフローの構成を設定したかによって、アクションをエクスポートすることができます。 たとえば、承認待ち(Waiting for approval)に対するステータスの変更は1人、あるいはより多くのユーザーにレビュー通知を引き起こすことができます。 アイテムのステータスを 承認済み(Approved)に変えることは、自動的に ERP システムに配布のためにアイテム BOM を XML に変換する書き出しルールを引き起こすことができます。
管理者はアドミニストレーション ツールからワークフロー（ステータス名、トランジション、トランジション アクション（通知など））の構成を設定します。
SOLIDWORKS PDM アドミニストレーション ツール ヘルプを参照してください。
ワークフロー トランジションには次の 3 つのタイプがあります:
- 標準 - 1 人のユーザーがトランジションを実行すると、ファイルのステータスが変更されます
- 並行 - ファイルのステータスが変更される前に、特定の数のユーザーがトランジションを承認する必要があります。
- 自動 - ワークフローの設計により、ユーザーのアクションを必要とせずに、ファイルが自動的に別のステータスに移行します。