W przypadku wielu formantów kart można przypisać domyślną wartość, aby automatycznie wypełniać zmienną formantu, kiedy użytkownik zapisuje nowy plik lub element albo dodaje go do przechowalni.
Gdy użytkownik dodaje plik, element lub folder z lokalizacji poza przechowalnią, domyślne wartości są zapisywane w zmiennych kart danych. Jeżeli zmienna jest zmapowana do właściwości, takiej jak Autor, również wartość domyślna jest zapisywana do tej właściwości.
W przypadku, gdy dodany lub skopiowany plik albo element ma istniejącą wartość (na przykład jeżeli właściwość Data jest już wypełniona), jest używana ta wartość i w zmiennej nie jest zapisywana wartość domyślna.
Gdy plik jest zapisywany do widoku przechowalni z aplikacji, a aplikacja utrzymuje plik w stanie otwarcia, wartości domyślne są zapisywane tylko w zmiennej karty danych (czyli do bazy danych); wartości te mogą zostać wyświetlone w zmapowanych właściwościach pliku dopiero wtedy, gdy użytkownik ponownie otworzy plik lub go zaewidencjonuje.
Kiedy użytkownik kopiuje (lub przenosi) plik albo element, a karta danych ma wartości domyślne, istniejące wartości są kopiowane do lokalizacji docelowej. Żadne nowe wartości domyślne nie są zapisywane do zmiennych ani zmapowanych właściwości (patrz wyjątek poniżej).
Ponownie wygenerowane wartości
-
Jeśli zmienna formantu karty danych jest zdefiniowana tak, że ma unikatową wartość, skopiowanie lub przeniesienie pliku albo elementu powoduje wyczyszczenie wartości zmiennej. Użytkownicy są ostrzegani i ponownie generowana jest wartość domyślna.
- Jeśli aktywna domyślna wartość zmiennej kopiowanego pliku lub elementu jest numerem seryjnym, użytkownik jest ostrzegany, że proces kopiowania może spowodować wygenerowanie następnego dostępnego numeru seryjnego w zmiennej skopiowanego pliku.
- W przypadku włączenia opcji Domyślne zastępuje dla wartości domyślnej, domyślna wartość każdego skopiowanego lub dodanego pliku jest ponownie generowana w zmiennej i zmapowanej właściwości.