資料保險箱中的檔案與預先確定的工作流程狀態相關聯，這些狀態表示檔案在設計及核准過程中的位置。 檔案的目前狀態顯示在檔案清單以及許多 SOLIDWORKS PDM 對話方塊中。
工作流程包含轉換，這些轉換是將檔案從一個狀態移至另一個狀態的機制。 使用者會獲准透過這些轉換開始狀態變更。
預設 SOLIDWORKS PDM 工作流程包括下列狀態 (由矩形表示) 及轉換 (由標籤線表示)：
貴公司很可能會有更複雜的工作流程。 SOLIDWORKS PDM Standard 僅允許最多 10 狀態的一個工作流程。
有三種類型的轉換：
- 垂直 - 當一位使用者執行轉換時，檔案會變更狀態。
- 平行 - 特定數量的使用者必須先核准轉換，然後檔案才會變更狀態。
- 自動 - 工作流程設計會將檔案自動移至其他狀態，而不需要使用者操作。
SOLIDWORKS PDM Standard資料保險箱不支援平行轉換或自動轉換。