Vytváření oznámení stavu pracovního postupu

Oznámení stavu umožňují informovat uživatele nebo skupiny o tom, zda jsou soubory v určitém stavu a umístění odevzdány nebo vyzvednuty.

Dále může uživatele informovat v případě, že je soubor v daném stavu příliš dlouho.

Například vedoucí projektu může dostat oznámení v případě, že konstruktéři provedou změny v souborech projektu, nebo lze zaslat oznámení vedoucímu pracovníkovi, že některé soubory čekají na schválení déle než pět dnů.

Oznámení stavu vytvoříte takto:

  1. Klikněte na stav pracovního postupu.
    Otevře se okno Vlastnosti pro daný stav.
  2. Na kartě Oznámení klepněte na možnost Přidat oznámení složky.
  3. V okně Vybrat složku vyberte složku, která obsahuje soubory, jež mají aktivovat zaslání oznámení.
    Stejné oznámení bude přiřazeno ke všem podsložkám vybrané složky, pokud pro ně nenastavíte jiná oznámení.
  4. V okně Oznámení složky nastavte Typ na jednu z následujících možností:
    • Odevzdat – oznámení je odesláno při odevzdání souborů z této složky.
    • Vyzvednout – oznámení je odesláno při vyzvednutí souborů z této složky.
    • Opožděno ve stavu – oznámení je odesláno, jestliže je soubor v daném stavu déle než nastavenou dobu.
  5. Typ oznámení vybraný na záložce Vlastnosti oznámení určuje dostupné možnosti. Proveďte jednu z následujících operací:
    • V případě oznámení typu Odevzdat a Vyzvednout omezte odeslání oznámení pouze na autora souboru nebo posledního uživatele, který změnil jeho stav.
    • U oznámení typu Opožděno ve stavu zadejte počet dnů, po které může soubor zůstat v daném stavu, než bude odesláno oznámení, a četnost opakovaného odeslání.
  6. Na kartě Příjemci vyberte možnost Přidat příjemce.
  7. V okně Přidat příjemce vyberte skupiny nebo jednotlivé uživatele, kteří budou mít oprávnění dané oznámení přijímat.
    Vyberte jednu nebo více skupiny nebo rozbalte položku Všichni uživatelé a vyberte jednotlivé uživatele.
    Do pole Filtr můžete zadat řetězec a zobrazit tak pouze uživatele a skupiny, jejichž jméno daný řetězec obsahuje.
  8. Dvakrát klepněte na OK.
  9. Opakováním kroků 2 až 8 přidejte další oznámení složky.
  10. Po přidání všech oznámení zavřete kliknutím na OK okno Vlastnosti.
  11. Chcete-li uložit změny v pracovním postupu, klikněte na nástroj Uložit nebo nabídku Soubor > Uložit .
Když uživatel dostane oznámení stavu, obsahuje zpráva odkazy a informace o souboru, který zaslání oznámení aktivoval.
Jestliže uživatel provede akci, která vede k odeslání oznámení, pak on sám oznámení nedostane. Například oznámení o vyzvednutí souboru není zasláno uživateli, který soubor vyzvednul.