Criar notificações de estado de fluxo de trabalho

Use notificações de estado para notificar os usuários ou grupos se arquivos em um local e estado específicos estão em check-in ou check-out.

Você poderá também notificar os usuários se os arquivos estiverem em um estado por muito tempo.

Por exemplo, um líder de projeto poderá ser notificado quando arquivos de projeto tiverem sido atualizados pelos engenheiros ou um gerente poderá ser notificado se os arquivos estiverem aguardando aprovação há mais de cinco dias.

Para criar uma notificação de estado:

  1. Clique em um estado de fluxo de trabalho.
    A caixa de diálogo Propriedades do estado é aberta.
  2. Na guia Notificações, clique em Adicionar notificação de pasta.
  3. Na caixa de diálogo Selecionar pasta, selecione a pasta que contém os arquivos desejados para acionar a notificação.
    Todas as subpastas da pasta selecionada recebem a mesma notificação, exceto se você definir notificações diferentes para elas.
  4. Na caixa de diálogo Notificação de Pasta, para Tipo, selecione uma das seguintes opções:
    • Check-in - Notificações são enviadas quando se faz o check-in de arquivos desta pasta.
    • Check-out - Notificações são enviadas quando se faz o check-out de arquivos desta pasta.
    • Atraso no Estado - Notificações são enviadas quando os arquivos estão no estado por mais tempo do que o tempo especificado.
  5. Na guia Propriedades de Notificação, o tipo de notificação selecionado determina as opções disponíveis. Siga um destes procedimentos:
    • Para as notificações de Check-in e Check-out, restrinja a operação apenas ao autor do arquivo ou ao último usuário para modificar o estado do arquivo.
    • Para notificações Atraso no Estado, especifique o número de dias que os arquivos podem permanecer no estado antes de a notificação ser acionada e a frequência de reenvio da notificação.
  6. Na guia Destinatários, clique em Adicionar destinatários.
  7. Na caixa de diálogo Adicionar destinatários, selecione os grupos ou os usuários que devem ter permissões para receber a notificação.
    Selecione um ou mais grupos ou expanda Todos os usuários ou um grupo para selecionar usuários individuais.
    Digite uma string no campo Filtro para exibir apenas os usuários e grupos cujos nomes contêm essa string.
  8. Clique em OK duas vezes.
  9. Repita as etapas 2 a 8 para adicionar mais notificações de pasta.
  10. Quando tiver terminado de adicionar notificações, clique em OK para fechar a caixa de diálogo Propriedades da transição.
  11. Para salvar suas alterações no fluxo de trabalho, clique em Salvar ou em Arquivo > Salvar.
Quando os usuários recebem uma notificação de estado, a mensagem contém vínculos e informações sobre o arquivo que a acionou.
Quando o usuário inicia a ação que gera uma notificação, a notificação não é enviada a ele. Por exemplo, uma notificação de check-out não é enviada ao usuário que faz o check-out do arquivo.