Gli amministratori possono accedere alla finestra di dialogo Notifiche cartella mentre modificano lo stato o le proprietà di transizione di un flusso di lavoro nello strumento Amministrazione.
Per creare una notifica per una transizione di un flusso di lavoro:
- Nell'Editor flusso di lavoro fare clic su una transizione per aprire la relativa finestra di dialogo Proprietà.
- Nella scheda Notifiche fare clic su Aggiungi notifica cartella.
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Nella finestra di dialogo Seleziona cartella selezionare la cartella per cui si desidera creare la notifica, quindi fare clic su OK.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Notifiche cartella.
Per le notifiche di transizione, i campi Tipo, Stato origine, Stato destinazione e Cambio di stato sono di sola lettura. Tali proprietà sono infatti determinate dalla transizione che si sta modificando.
Per le notifiche di stato questi campi possono essere modificati.
- Se appropriato, selezionare una o entrambe le opzioni seguenti per limitare l'invio della notifica a utenti specifici:
- Solo all'autore del file
- Solo all'ultimo utente che ha cambiato lo stato
- Nella scheda Destinatari fare clic su Aggiungi destinatari.
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Nella finestra di dialogo Aggiungi destinatari:
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Selezionare gli utenti o i gruppi che dovranno ricevere la notifica.
Se si seleziona un intero gruppo, verranno automaticamente selezionati tutti i membri del gruppo.
Digitare una stringa nel campo Filtro per visualizzare solo gli utenti e i gruppi il cui nome contiene la stringa specificata.
- Fare clic su OK.
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Nella finestra di dialogo Notifiche cartella, per consentire la scelta dei destinatari della notifica solo a specifici utenti che eseguono la transizione, selezionare gli utenti e selezionare la casella in Selezione dinamica.
L'opzione Selezione dinamica non è disponibile per le notifiche di cartella create dalla finestra di dialogo Proprietà di stato.
- Fare clic due volte su OK.
- Fare clic su Salva
per salvare la modifica al flusso di lavoro.