Administratoren können beim Bearbeiten des Workflow-Status und der Übergangseigenschaften im Administrationswerkzeug auf das Dialogfeld Ordnerbenachrichtigung zugreifen.
Erstellen einer Ordnerbenachrichtigung für einen Workflow-Übergang:
- Klicken Sie im Workflow Editor auf einen Übergang, um das entsprechende Dialogfeld Eigenschaften zu öffnen.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Benachrichtigungen auf Ordnerbenachrichtigung hinzufügen.
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Wählen Sie im Dialogfeld Ordner auswählen den Ordner aus, für den die Benachrichtigung erstellt werden soll, und klicken Sie auf OK.
Das Dialogfeld Ordnerbenachrichtigung wird eingeblendet.
Im Fall von Übergangsbenachrichtigungen sind die Felder Typ, Ursprungsstatus, Zielstatus und Status ändern schreibgeschützt. Diese Eigenschaften werden durch den Übergang vorgegeben, den Sie bearbeiten.
Im Fall von Statusbenachrichtigungen können Sie diese Felder bearbeiten.
- Wählen Sie ggf. eine oder beide der folgenden Optionen aus, um den Empfängerkreis für die Benachrichtigung einzuschränken:
- Nur den Dateiersteller
- Nur an letzten Statusänderer
- Klicken Sie auf der Registerkarte Empfänger auf Empfänger hinzufügen.
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Führen Sie im Dialogfeld Empfänger hinzufügen folgende Schritte aus:
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Wählen Sie die Benutzer oder Gruppen aus, die benachrichtigt werden sollen.
Wenn Sie eine Gruppe auswählen, werden die Mitglieder dieser Gruppe automatisch ausgewählt.
Geben Sie im Feld Filter einen Teilstring ein, um nur die Benutzer und Gruppen einzublenden, deren Namen den Teilstring enthalten.
- Klicken Sie auf OK .
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Wenn Sie bestimmten Benutzern, die diesen Übergang durchführen, die Auswahl von Empfängern für die Benachrichtigung ermöglichen möchten, wählen Sie die Benutzer im Dialogfeld Ordnerbenachrichtigung aus, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen unter Dynamische Auswahl.
Die Option Dynamische Auswahl ist nicht für Ordnerbenachrichtigungen verfügbar, die im Dialogfeld Statuseigenschaften erstellt wurden.
- Klicken Sie zwei Mal auf OK.
- Klicken Sie auf Speichern
, um die Änderungen im Workflow zu speichern.