I file aggiunti a un vault Enterprise PDM ma mai disponibili per il check-out sono in stato privato e non sono accessibili ad altri utenti. I file assumono una categoria solo dopo il check-in iniziale e il flusso di lavoro a questo punto è accessibile ad altri utenti muniti dei diritti di accesso sufficienti.
Lo stato privato assicura che nessun altro utente possa recuperare una versione incompleta di un file, ad esempio nel caso che l'utente originale stia ancora apportando le ultime modifiche.
L'utente Admin di Enterprise PDM può accedere ai file in stato privato.