Utilizzare le notifiche di transizione per segnalare a utenti/gruppi i cambiamenti di stato dei file.
Ad esempio, un progettista riceverà una notifica se un suo file non è stato approvato e deve essere rettificato.
Per creare una notifica di transizione:
- Fare clic su una transizione del flusso di lavoro per aprire la relativa finestra di dialogo Proprietà.
- Nella scheda Notifiche fare clic su Aggiungi notifica cartella.
- Nel finestra di dialogo Seleziona Cartella, selezionare la cartella che contiene i file che devono generare la notifica.
A tutte le sottocartelle della cartella selezionata viene assegnata la stessa notifica, a meno che non si impostino notifiche diverse per ciascuna.
La finestra di dialogo Notifica cartella si apre con Modifica stato del flusso di lavoro come il Tipo di notifica.
- Alternativamente, nella scheda Proprietà notifica, selezionare se le notifiche devono essere inviato solo all'autore del file, solo all'ultima persona che ha modificato lo stato del file o ad entrambi.
- Nella scheda Destinatari fare clic su Aggiungi destinatari.
- Nella finestra di dialogo Aggiungi destinatari selezionare gli utenti o i gruppi che devono ricevere la notifica, quindi fare clic su OK.
È possibile digitare una sottostringa nel campo Filtro per nascondere i destinatari il cui nome non contiene tale sottostringa.
- Facoltativamente, selezionare Dinamico per consentire agli utenti che effettuano la transizione di selezionare i destinatari della notifica.
- Fare clic su OK per salvare il file.
- Ripetere i punti dal 2 fino al 7 per aggiungere più notifiche di cartella.
- Al termine dell'aggiunta delle notifiche, fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Proprietà del gruppo.
-
Per salvare le modifiche al flusso di lavoro, fare clic su Salva
o .
Quando gli utenti ricevono la notifica di transizione, il messaggio contiene i collegamenti e le informazioni relative al file che ha generato la notifica.