工作流程是商業程序，可定義修改文件的階段。 每個程序階段都是一個工作流程狀態。
品項與檔案可以是相同工作流程的一部分，也可以有不同的工作流程。
若要簡化管理具有品項與檔案的工作流程，品項 Explorer 可讓您增加修訂版編號，並啟動品項與檔案的狀態變更。
狀態描述品項或檔案的狀態。 例如，在預設工作流程中，您可以將品項的狀態變更為等候核准，以指示其已準備好進行檢閱。
您可以透過選擇轉換，將品項與檔案從一個狀態移至另一個狀態。 工作流程可指定允許從一個工作流程狀態到另一個工作流程狀態的轉換。 例如，在預設工作流程中，
編輯中狀態有兩個可用轉換：
-
送交核准會來到等候核准狀態。
-
不需要核准會來到核准狀態。
修訂版編號可識別品項或檔案的經核准版本。 在預設工作流程中，當文件變更為核准狀態時，文件會自動接收到修訂版編號。 您也可以手動增加修訂版編號。
變更品項或檔案的狀態可能會自動觸發通知，並會根據您的管理員設定工作流程的方式輸出動作。 例如，狀態變更為等候核准可觸發給一或多位使用者的檢閱通知。 將品項的狀態變更為核准可能會自動觸發輸出規則，該規則會將品項 BOM 轉換為 XML 以分配給 ERP 系統。
管理員可從管理工具設定工作流程 (狀態名稱、轉換與觸發動作 (例如通知))。 請參閱
SOLIDWORKS PDM 管理工具說明。
有三種類型的工作流程轉換：
- 一般 - 當一位使用者執行轉換時，檔案會變更狀態。
- 平行 - 特定數量的使用者必須先核准轉換，然後檔案才會變更狀態。
- 自動 - 工作流程設計會將檔案自動移至其他狀態，而不需要使用者操作。