La maggior parte dei controlli nelle schede dati mostrano valori e consentono l'immissione di nuovi valori. Questi valori sono memorizzati in un database dei vault, nelle variabili di scheda dati. La variabile utilizzata per ogni controllo è definita nelle proprietà del controllo stesso.
Le variabili possono essere collegate alle proprietà (metadati) memorizzate nei file nel vault in modo che i valori del file corrispondano sempre a quelli nel database. Aggiornando le proprietà di un file si aggiornano anche i valori di variabile collegati a tali proprietà; viceversa l'aggiornamento di una scheda dati aggiorna anche le proprietà del file collegate.
Il nome di una variabile assegnata appare nel controllo quando si apre la scheda nell'Editor scheda.
Ad esempio, durante l'aggiunta di un documento Word al vault, il software SOLIDWORKS PDM legge le proprietà del file e aggiorna le variabili collegate a tali proprietà nella scheda dati file di tipo .doc o .docx.