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Creazione di notifiche di stato del flusso di lavoro

Utilizzare le notifiche di stato per segnalare a utenti o gruppi se i file in uno stato e una posizione specifica sono sottoposti a check-out o check-in.

Inoltre è possibile segnalare agli utenti se i file sono rimasti in uno stato troppo a lungo.

Ad esempio, un Project Leader può ricevere una notifica quando i file del progetto vengono aggiornati o un Manager può ricevere una notifica se i file attendono l'approvazione da più di cinque giorni.

Per creare una notifica di stato:

  1. Fare clic su uno stato del flusso di lavoro.
    Appare la finestra di dialogo Proprietà.
  2. Nella scheda Notifiche fare clic su Aggiungi notifica cartella.
  3. Nel finestra di dialogo Seleziona Cartella, selezionare la cartella che contiene i file che devono generare la notifica.
    A tutte le sottocartelle della cartella selezionata viene assegnata la stessa notifica, a meno che non si impostino notifiche diverse per ciascuna.
  4. Nella finestra di dialogo Notifica cartella, per Tipo, selezionare una delle seguenti opzioni:
    • Check in - le Notifiche sono inviate quando i file vengono sottoposti a check in da questa cartella.
    • Check out - le Notifiche sono inviate quando i file vengono sottoposti a check out da questa cartella.
    • Stato in ritardo - le Notifiche sono inviate quando i file sono rimasti nello stato più a lungo di un determinato periodo di tempo.
  5. Sulla scheda Proprietà notifica, il tipo di notifica selezionata determina le opzioni disponibili. Selezionare una delle seguenti opzioni:
    • Per le notifiche di Check in e Check out, limitare la notifica solo al creatore del file o all'ultimo utente che ha modificato lo stato del file.
    • Per le notifiche di Stato in ritardo, specificare il numero di giorni per cui il file può rimanere in tale stato prima che venga attivata la notifica e quanto spesso reinviare la notifica.
  6. Nella scheda Destinatari fare clic su Aggiungi destinatari.
  7. Nella finestra di dialogo Aggiungi destinatari, selezionare gruppi o utenti individuali che avranno il permesso di ricevere la notifica.
    Selezionare uno o più gruppi o espandere Tutti gli utenti o un gruppo per selezionare singoli utenti.
    Digitare una stringa nel campo Filtro per visualizzare solo gli utenti e i gruppi i cui nomi contengono quella stringa.
  8. Fare clic due volte su OK.
  9. Ripetere i punti dal 2 fino all'8 per aggiungere più notifiche di cartella.
  10. Al termine dell'aggiunta delle notifiche, fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Proprietà del gruppo.
  11. Per salvare le modifiche al flusso di lavoro, fare clic su Salva o File Salva.
Quando gli utenti ricevono la notifica di stato, il messaggio contiene i collegamenti e le informazioni relative al file che ha generato la notifica.
Quando un utente inizia l'azione che genera una notifica, una notifica non viene inviata a quell'utente. Ad esempio, una notifica di check out non viene inviata all'utente che esegue il check out del file.


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