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Création de notifications d'état de flux de travail

Utilisez des notifications d'état pour notifier des utilisateurs ou des groupes si les fichiers dans un état et à un emplacement spécifique sont archivés ou extraits.

Vous pouvez également notifier des utilisateurs si les fichiers ont été dans un état pendant une trop longue durée.

Par exemple, un chef de projet peut être notifié lorsque des fichiers du projet ont été mis à jour par les ingénieurs ou un manager peut être notifié si les fichiers ont attendu une approbation pendant plus de cinq jours.

Pour créer une notification d'état:

  1. Cliquez sur un état de flux de travail.
    La boîte de dialogue Propriétés de l'état s'ouvre.
  2. Sous l'onglet Notifications, cliquez sur Ajouter une notification de dossier.
  3. Dans la boîte de dialogue Sélectionner le dossier, sélectionnez le dossier qui contient les fichiers devant déclencher la notification.
    La même notification est affectée à tous les sous-dossiers du dossier sélectionné, sauf si vous leur définissez d'autres notifications.
  4. Dans la boîte de dialogue Notifications de dossier, pour Type, sélectionnez une des fonctions suivantes :
    • Archiver - Les notifications sont envoyées lorsque des fichiers sont archivés depuis ce dossier.
    • Extraire - Les notifications sont envoyées lorsque des fichiers sont extraits de ce dossier.
    • Etat en retard - les notifications sont envoyées lorsque les fichiers ont été dans l'état plus longtemps qu'une période que vous spécifiez.
  5. Dans l'onglet Propriétés des notifications, le type de notification que vous sélectionnez détermine les options disponibles. Effectuez l'une des opérations suivantes:
    • Pour les notifications Archiver et Extraire, limitez la notification au créateur du fichier uniquement ou au dernier utilisateur ayant modifié l'état du fichier.
    • Pour les notifications Etat en retard, spécifiez le nombre de jours pendant lesquels les fichiers peuvent rester dans l'état avant que la notification ne soit déclenchée et le nombre de renvois de la notification.
  6. Sous l'onglet Destinataires, cliquez sur Ajouter des destinataires.
  7. Dans la boîte de dialogue Ajouter des destinataires, sélectionnez les groupes ou les utilisateurs individuels devant avoir les autorisations de réception de la notification.
    Sélectionnez un ou plusieurs groupes ou développez Tous les Utilisateurs ou un groupe pour sélectionner des utilisateurs individuels.
    Tapez une chaîne dans le champ Filtrer pour afficher uniquement les utilisateurs et les groupes dont les noms contiennent la chaîne.
  8. Cliquez sur OK deux fois.
  9. Répétez les étapes 2 à 8 pour ajouter d'autres notifications de dossier.
  10. Lorsque vous avez terminé d'ajouter des notifications, cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Propriétés de la transition.
  11. Pour enregistrer les modifications du flux de travail, cliquez sur Enregistrer ou sur Fichier > Enregistrer.
Lorsque les utilisateurs reçoivent une notification d'état, le message contient des liens et des informations sur le fichier qui a déclenché la notification.
Lorsqu'un utilisateur effectue l'action qui produit une notification, aucune notification n'est envoyée à cet utilisateur. Par exemple, aucune notification d'extraction n'est envoyée à l'utilisateur qui extrait le fichier.


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