İş Akışı Durum Bildirimleri Oluşturma

Belirli bir durumdaki veya konumdaki dosyaların teslim edilmiş ya da teslim alınmış olup olmadığını kullanıcılara veya gruplara bildirmek için durum bildirimlerini kullanın.

Dosyalar çok uzun süredir belirli bir durumda kaldıysa da bunu kullanıcılara bildirebilirsiniz.

Örneğin, mühendisler proje dosyalarını güncellediğinde veya beş günden uzun süredir onaylanmayı bekleyen dosyalar varsa bu durumlar sırasıyla proje liderine ve yöneticiye bildirilebilir.

Bir durum bildirimi oluşturmak için:

  1. Bir iş akışı durumuna tıklayın.
    Duruma ait Özellikler iletişim kutusu açılır.
  2. Bildirimler sekmesinde, Klasör Bildirimi Ekle öğesine tıklayın.
  3. Klasör Seç iletişim kutusunda, bildirim tetiklemek istediğiniz dosyaları içeren klasörü seçin.
    Seçilen klasörün alt klasörleri için farklı bildirimler ayarlamazsanız bunların tümüne aynı bildirim atanır.
  4. Klasör Bildirimi iletişim kutusunda, Tip olarak aşağıdaki öğelerden birini seçin:
    • Teslim et - Dosyalar bu klasörden teslim edildiğinde bildirim gönderilir.
    • Teslim al - Dosyalar bu klasörden teslim alındığında bildirim gönderilir.
    • Durumda Gecikme - Dosyalar belirlediğinizden daha uzun süredir bir durumda kaldıysa bildirim gönderilir.
  5. Kullanabileceğiniz seçenekler, Bildirim Özellikleri sekmesinden seçtiğiniz bildirim türüne bağlıdır. Aşağıdakilerden birini yapın:
    • Teslim et ve Teslim al bildirimlerini yalnızca dosyayı oluşturan veya dosyanın durumunu son değiştiren kullanıcı olarak sınırlayın.
    • Durumda Gecikme bildirimleri için, bildirim tetiklenmeden önce dosyaların bu durumda kalacağı gün sayısını ve bildirimin hangi sıklıkta yeniden gönderileceğini belirtin.
  6. Alıcılar sekmesinde, Alıcı Ekle öğesine tıklayın.
  7. Alıcı ekle iletişim kutusunda, bildirim alma izni olacak grupları veya kullanıcıları tek tek seçin.
    Bir veya daha fazla grup seçin ve kullanıcıları tek tek seçmek için Tüm Kullanıcılar'ı veya bir grubu genişletin.
    Filtre alanına bir alt dize yazarak sadece adı bu alt dizeyi içeren kullanıcıları ve grupları görüntüleyin.
  8. Tamam'a iki kez tıklayın.
  9. Daha fazla klasör bildirimi eklemek için 2 ile 8 arasındaki adımları tekrarlayın.
  10. Bildirimleri eklemeyi tamamladığınızda geçişin Özellikler iletişim kutusunu kapatmak için Tamam'a tıklayın.
  11. İş akışında yaptığınız değişiklikleri kaydetmek için Kaydet veya Dosya > Kaydet öğesine tıklayın.
Kullanıcılar bir durum bildirimi aldığında, iletide bildirimi tetikleyen dosya ile ilgili bağlantılar ve bilgiler yer alır.
Kullanıcı bir bildirimi tetikleyen eylemi gerçekleştirdiğinde kullanıcıya bildirim gönderilmez. Örneğin, dosyayı teslim alan kullanıcıya bir teslim alma bildirimi gönderilmez.