Создание оповещений о состояниях потока работы

С помощью оповещений о состоянии уведомите пользователей или группы о том, что файлы в указанном состоянии и местоположении зарегистрированы или их регистрация отменена.

Также можно уведомить пользователей, если файлы находятся в некотором состоянии слишком долго.

Например, уведомление может получить руководитель проекта, если файлы проекта были обновлены инженерами, или менеджер, если файлы ожидают утверждения больше пяти дней.

Чтобы создать оповещение, выполните следующие действия.

  1. Щелкните состояние потока работы.
    Откроется диалоговое окно Массовые характеристики выбранного состояния.
  2. На вкладке Уведомления нажмите Добавить уведомление для папки.
  3. В диалоговом окне Выбрать папку выберите папку с файлами, которые должны инициировать уведомление .
    По умолчанию то же оповещение назначается для всех подпапок выбранной папки.
  4. В диалоговом окне Оповещения для папок для параметра Тип выберите одно из описанных ниже значений.
    • Регистрация: уведомления отправляются в случае регистрации файлов из этой папки.
    • Отмена регистрации: уведомления отправляются в случае отмены регистрации файлов из этой папки.
    • Задержка в состоянии: уведомления отправляются, если файлы пробыли в заданном состоянии дольше указанного периода времени.
  5. Выбранный тип уведомления определяет параметры, доступные на вкладке Свойства уведомления. Выполните одно из действий ниже.
    • Для уведомлений типа Регистрация и Отмена регистрации ограничьте уведомление лишь создателем файла или последним пользователем, изменившим состояние файла.
    • Для уведомлений типа Задержка в состоянии укажите, сколько дней файл может оставаться в заданном состоянии, прежде чем будет отправлено уведомление, и частоту его повторной отправки.
  6. На вкладке Получатели нажмите Добавить получателей.
  7. В диалоговом окне Добавить получателей выберите группы или отдельных пользователей, у которых должны быть разрешения на получение уведомления.
    Выберите одну группу или несколько либо разверните папку Все пользователи или группу, чтобы выбрать отдельных пользователей.
    В поле Фильтр введите строку, чтобы отобразить только пользователей и группы, имя которых содержит эту строку.
  8. Дважды нажмите OK.
  9. Повторите шаги с 2 по 8, чтобы добавить другие оповещения для папок.
  10. После завершения добавления уведомлений нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Свойства перехода.
  11. Чтобы сохранить изменения потока работы, нажмите Сохранить или Файл > Сохранить.
Оповещение о состоянии представляет собой сообщение со ссылками и сведениями о файлах, инициировавших его.
Когда пользователь инициирует действие, вызывающее отправку уведомления, оно не отправляется данному пользователю. Например, уведомление об отмене регистрации не отправляется пользователю, который отменил регистрацию файла.