Les fichiers ajoutés à un coffre-fort SOLIDWORKS PDM sans jamais avoir été archivés se trouvent à l'état privé et les autres utilisateurs n'y ont pas accès. C'est uniquement après avoir archivé un fichier qu'une catégorie et un flux de travail lui sont affectés et qu'il devient accessible à d'autres utilisateurs (disposant de droits d'accès suffisants).
Dans un coffre-fort Professional, les utilisateurs autorisés à voir les fichiers à l'état privé peuvent voir les noms de ces fichiers d'état privé (en italiques), mais ne peuvent accéder aux informations du fichier que si celui-ci est archivé.
L'état privé garantit qu'aucun autre utilisateur ne puisse récupérer une version incomplète d'un fichier, par exemple lorsque l'utilisateur qui ajoute le fichier y apporte des modifications supplémentaires.
Un utilisateur Admin de SOLIDWORKS PDM peut avoir accès aux fichiers se trouvant dans l'état privé.