Erstellen von Workflow-Statusbenachrichtigungen

Verwenden Sie Statusbenachrichtigungen, um Benutzer oder Gruppen zu benachrichtigen, wenn Dateien mit einem bestimmten Status und Speicherort ein- oder ausgecheckt werden.

Sie können auch Benutzer benachrichtigen, wenn sich Dateien zu lang in einem Status befinden.

So kann z. B. ein Projektleiter benachrichtigt werden, wenn Projektdateien von Ingenieuren aktualisiert wurden. Ein Manager kann informiert werden, wenn Dateien seit über fünf Tagen auf Genehmigung warten.

Erstellen einer Statusbenachrichtigung:

  1. Klicken Sie auf einen Workflow-Status.
    Das Dialogfeld Eigenschaften des Status wird eingeblendet.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Benachrichtigungen auf Ordnerbenachrichtigung hinzufügen.
  3. Wählen Sie im Dialogfeld Ordner auswählen den Ordner mit den Dateien auszuwählen, für die Sie die Benachrichtigung auslösen wollen.
    Die Benachrichtigung wird auch allen Unterordnern zugewiesen, sofern keine anderslautenden Benachrichtigungen festgelegt sind.
  4. Wählen Sie im Dialogfenster Ordnerbenachrichtigungen für Typ eine der folgenden Optionen aus:
    • Einchecken - Benachrichtigungen werden gesendet, wenn Dateien aus diesem Ordner eingecheckt werden.
    • Auschecken - Benachrichtigungen werden gesendet, wenn Dateien aus diesem Ordner ausgecheckt werden.
    • Statusverzögerung - Benachrichtigungen werden gesendet, wenn sich Dateien länger als festgelegt in einem Status befunden haben.
  5. Auf der Registerkarte Benachrichtigungseigenschaften bestimmt der Typ der ausgewählten Benachrichtigung die verfügbaren Optionen. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
    • Beschränken Sie die Optionen für Benachrichtigungen zum Einchecken und Auschecken die Benachrichtigung auf den Ersteller der Datei oder den letzten Benutzer, der den Status der Datei geändert hat.
    • Wählen Sie für Benachrichtigungen zur Statusverzögerung die Anzahl der Tage fest, für die Dateien in diesem Status verbleiben können, bevor die Benachrichtigung ausgelöst wird, und wie oft die Benachrichtigung gesendet werden soll.
  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Empfänger auf Empfänger hinzufügen.
  7. Wählen Sie im Dialogfeld Empfänger hinzufügen Gruppen oder einzelne Benutzer aus, die die Benachrichtigung erhalten sollen.
    Wählen Sie eine oder mehrere Gruppen aus, oder klappen Sie Alle Benutzer oder eine Gruppe auf, um einzelne Benutzer auszuwählen.
    Geben Sie im Feld Filter einen String ein, um nur die Benutzer und Gruppen einzublenden, deren Namen den String enthalten.
  8. Klicken Sie zwei Mal auf OK.
  9. Wiederholen Sie Schritte 2 bis 8, um weitere Ordnerbenachrichtigungen hinzuzufügen.
  10. Wenn Sie das Hinzufügen von Benachrichtigungen abgeschlossen haben, klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Eigenschaften des Übergangs zu schließen.
  11. Klicken Sie auf Speichern oder auf Datei > Speichern, um die Änderungen am Workflow zu speichern.
In einer Statusbenachrichtigung werden dem Benutzer Verknüpfungen und Informationen zu der Datei angezeigt, die die Benachrichtigung ausgelöst hat.
Wenn ein Benutzer die Aktion initiiert, die eine Benachrichtigung generiert, wird keine Benachrichtigung an diesen Benutzer gesendet. So wird z. B. keine Benachrichtigung zum Auschecken an den Benutzer gesendet, der die Datei auscheckt.