Erstellen von Workflow-Übergangsbenachrichtigungen

Mit Übergangsbenachrichtigungen können Sie Benutzer oder Gruppen über Statusänderungen von Dateien informiert.

So wird beispielsweise ein Ingenieur benachrichtigt, wenn eine Datei nicht genehmigt wurde und geändert werden muss.

Erstellen einer Übergangsbenachrichtigung:

  1. Klicken Sie auf einen Workflow-Übergang, um das entsprechende Dialogfeld Eigenschaften zu öffnen.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Benachrichtigungen auf Ordnerbenachrichtigung hinzufügen.
  3. Wählen Sie im Dialogfeld Ordner auswählen den Ordner mit den Dateien auszuwählen, für die Sie die Benachrichtigung auslösen wollen.
    Die Benachrichtigung wird auch allen Unterordnern zugewiesen, sofern keine anderslautenden Benachrichtigungen festgelegt sind.
    Das Dialogfeld Ordnerbenachrichtigung wird geöffnet, und Workflow-Status ändern ist der Typ der Benachrichtigung.
  4. Optional können Sie auf der Registerkarte Benachrichtigungseigenschaften auswählen, ob Benachrichtigungen nur an den Ersteller der Datei, nur an die letzte Person, die die Datei geändert hat, oder an beide gesendet werden sollen.
  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Empfänger auf Empfänger hinzufügen.
  6. Wählen Sie im Dialogfeld Empfänger hinzufügen die Benutzer oder Gruppen aus, die die Benachrichtigung erhalten sollen, und klicken Sie auf OK.
    Sie können im Feld Filter einen Teilstring eingeben, um die Empfänger auszublenden, deren Namen den Teilstring nicht enthalten.
  7. Wählen Sie optional Dynamisch aus, damit Benutzer, die den Übergang durchführen, Empfänger für die Benachrichtigung auswählen können.
  8. Um die Benachrichtigung zu speichern, klicken Sie auf OK.
  9. Wiederholen Sie Schritte 2 bis 7, um weitere Ordnerbenachrichtigungen hinzuzufügen.
  10. Wenn Sie das Hinzufügen von Benachrichtigungen abgeschlossen haben, klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Eigenschaften des Übergangs zu schließen.
  11. Klicken Sie auf Speichern oder auf Datei > Speichern, um die Änderungen am Workflow zu speichern.

In einer Übergangsbenachrichtigung werden dem Benutzer Verknüpfungen und Informationen zu der Datei angezeigt, die die Benachrichtigung ausgelöst hat.