Używając kategorii, można grupować i organizować pliki oraz elementy, na przykład na potrzeby wysyłania ich do odpowiednich toków prac.Program SOLIDWORKS PDM przypisuje jedną i tylko jedną kategorię do każdego nowego pliku i elementu dodawanego do przechowalni.
Podczas tworzenia kategorii definiuje się warunki, pod jakimi nowe pliki i elementy są przypisywane do danej kategorii. Na przykład można utworzyć kategorię Pliki inżynieryjne dla wszystkich typów plików używanych przez inżynierów (rysunków, złożeń, części itd.). Kiedy użytkownicy początkowo ewidencjonują pliki o tych typach, mogą one automatycznie wchodzić do toku prac Inżynieria.
Można również użyć kategorii, aby określić typ dokumentu dla plików używających tego samego rozszerzenia. Na przykład plik .doc lub .docx może być notatką bądź faksem. Używając kategorii, można przypisać odpowiedni typ i tok prac do różnych typów dokumentów.
Kategoria domyślna
Jeżeli dany plik lub element nie spełnia warunków żadnej innej kategorii, program SOLIDWORKS PDM przypisuje mu kategorię domyślną o nazwie
-
(myślnik). Kategoria domyślna nie ma standardowo żadnych warunków. Można zmienić nazwę kategorii domyślnej i dodać do niej warunki, ale nie można jej usunąć.
Gdy plik nie pasuje do kategorii
Każdy plik i element musi spełniać warunki co najmniej jednej kategorii. Kiedy użytkownik próbuje zaewidencjonować plik lub element, który nie pasuje do żadnej kategorii, program SOLIDWORKS PDM wyświetla komunikat o błędzie i ewidencjonowanie kończy się niepowodzeniem. Wymagane jest zdefiniowanie kategorii, które obejmują wszystkie typy plików używane w przechowalni, albo utworzenie jednej kategorii (np. kategorii domyślnej), która nie ma warunków. Pliki i elementy, które nie pasują do żadnej innej kategorii, są przypisywane do kategorii pozbawionej warunków.