Ein Workflow ist ein Geschäftsablauf, der die Stadien der Revision eines Dokuments definiert. Jedes Prozessstadium ist ein Workflow-Status.
Artikel und Dateien können Teil desselben Workflows sein oder separate Workflows haben.
Um die Handhabung von Workflows mit Artikeln und Dateien zu vereinfachen, ermöglicht der Artikel-Explorer die Erhöhung der Revisionsnummern und die Initiierung von Statusänderungen für sowohl Artikel als auch Dateien.
Status beschreiben den Status eins Artikels oder einer Datei. Im Standard-Workflow z.b. können Sie den Status eines Artikels zu Warten auf Genehmigung ändern, um anzuzeigen, dass er für die Prüfung bereit ist.
Sie können Artikel und Dateien durch die Auswahl eines Übergangs von einem Status in einen anderen transferieren. Der Workflow definiert die Übergänge, die von einem Workflow-Status zu einem anderen erlaubt sind. Im Standard-Workflow z.B. gibt es zwei verfügbare Übergänge für den Status
In Bearbeitung:
- Zur Genehmigung senden führt zum Status Warten auf Genehmigung.
- Keine Genehmigung erforderlich führt zum Status Genehmigt.
Eine Revisionsnummer kennzeichnet eine genehmigte Version eines Artikels oder einer Datei. Im Standard-Workflow erhält ein Dokument automatisch eine Revisionsnummer, wenn sich der Dokumentstatus zu Genehmigt ändert. Sie können Revisionsnummern auch manuell erhöhen.
Die Änderung des Status eines Artikels oder einer Datei kann automatisch Benachrichtigungen und Export-Aktionen auslösen, je nachdem, wie Ihr Administrator den Workflow konfiguriert hat. Die Statusänderung Warten auf Genehmigung kann z.B. Prüfungsbenachrichtigungen an einen oder mehrere Anwender auslösen. Die Änderung des Status eines Artikels zu Genehmigt kann automatisch eine Export-Regel auslösen, die die Artikelstückliste in XML für die Verteilung an ein ERP-System konvertiert.
Ein Administrator konfiguriert Workflows (Statusnamen, Übergänge und Übergangsaktionen wie Benachrichtigungen) vom Administrationswerkzeug. Siehe Hilfe zum Enterprise PDM Administrationswerkzeug.
Es gibt drei Arten von Workflow-Übergängen:
- Normal - Eine Datei ändert den Status, wenn ein Benutzer den Übergang ausführt.
- Parallel - Eine bestimmte Anzahl von Benutzern muss den Übergang genehmigen, bevor die Datei ihren Status ändert.
- Automatisch - Der Workflow verschiebt Dateien automatisch in einen anderen Status, ohne dass Benutzeraktionen erforderlich sind.