Cuando se tiene la posesión de los documentos, estos se bloquean para ofrecer a los propietarios la oportunidad de registrar la próxima revisión y evitar que otros usuarios los puedan registrar. Sin embargo, los propietarios sólo pueden registrar documentos si cuentan con acceso lectura/escritura para la próxima revisión, lo que puede depender del estado del ciclo de vida. La posesión no implica el acceso de lectura/escritura ni garantiza la posibilidad de registrar la próxima revisión.
Se puede cambiar la posesión de un documento desde la vista del almacén.
Para tomar posesión del documento, se debe tener permiso de escritura para el proyecto que contiene el documento y nadie más debe tener la posesión del mismo. A diferencia de con Obtener copia local y abrir documento, tomar posesión no copia el documento en su unidad de disco local. Los administradores del almacén pueden permitir o evitar que los usuarios tomen posesión basándose en el nivel de revisión del documento si tienen acceso de sólo lectura a los documentos.
Se puede soltar la posesión de un documento sin registrarlo, lo que permite que otro usuario tome posesión o traiga el documento.
Para cambiar la posesión de un documento: