Tworzenie powiadomień o stanie toku prac

Powiadomień o stanie należy używać do informowania użytkowników lub grup o zaewidencjonowaniu lub wyewidencjonowaniu plików w określonym stanie i w określonej lokalizacji.

Można również powiadamiać użytkowników, jeśli pliki pozostają zbyt długo w jednym stanie.

Na przykład kierownik projektu może być powiadamiany, że pliki projektu zostały zaktualizowane przez inżynierów, a menedżer może być informowany, że pliki oczekują na akceptację od ponad pięciu dni.

Aby utworzyć powiadomienie o stanie:

  1. Kliknąć stan toku prac.
    Zostanie wyświetlone okno dialogowe Właściwości dotyczące stanu.
  2. Na karcie Powiadomienia kliknąć Dodaj powiadomienie folderu.
  3. W oknie dialogowym Wybierz folder wybrać folder zawierający pliki, które mają inicjować powiadomienie.
    Wszystkim podfolderom wybranego folderu jest przypisywane to samo powiadomienie, chyba że zostanie dla nich skonfigurowane inne powiadomienie.
  4. W oknie dialogowym Powiadomienie folderu wybrać na liście Typ jedną z poniższych opcji:
    • Zaewidencjonuj – powiadomienia są wysyłane, gdy pliki są ewidencjonowane do danego folderu.
    • Wyewidencjonuj – powiadomienia są wysyłane, gdy pliki są wyewidencjonowywane z danego folderu.
    • Opóźnione w stanie – powiadomienia są wysyłane, gdy pliki pozostają w danym stanie dłużej niż przez określony przedział czasu.
  5. Opcje dostępne na karcie Właściwości powiadomień zależą od wybranego typu powiadomienia. Wykonać jedną z następujących czynności:
    • W przypadku powiadomień Zaewidencjonuj i Wyewidencjonuj ograniczyć powiadomienie tylko do autora pliku lub ostatniego użytkownika, który zmienił stan pliku.
    • W przypadku powiadomienia Opóźnione w stanie określić, przez ile dni pliki mają pozostawać w jednym stanie, zanim nastąpi wysłanie powiadomienia, oraz jak często powiadomienie ma być ponawiane.
  6. Na karcie Odbiorcy kliknąć Dodaj odbiorców.
  7. W oknie dialogowym Dodaj odbiorców wybrać grupy lub indywidualnych użytkowników, które/którzy mają mieć uprawnienia do otrzymywania powiadomienia.
    Wybrać grupy albo rozwinąć węzeł Wszyscy użytkownicy lub grupę i wybrać indywidualnych użytkowników.
    Wpisać ciąg znaków w polu Filtr, aby wyświetlić tylko użytkowników i grupy, których nazwy zawierają dany ciąg.
  8. Kliknąć dwukrotnie OK.
  9. Powtórzyć kroki od 2 do 8, aby dodać więcej powiadomień folderu.
  10. Po zakończeniu dodawania powiadomień kliknąć przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe Właściwości dotyczące przejścia.
  11. Aby zapisać zmiany w toku prac, kliknąć Zapisz lub Plik > Zapisz.
Gdy użytkownicy otrzymują powiadomienie o stanie, komunikat zawiera łącza i informacje na temat pliku, który wywołał powiadomienie.
Kiedy użytkownik inicjuje działanie, które generuje powiadomienie, powiadomienie nie jest wysyłane do tego użytkownika. Na przykład powiadomienie o wyewidencjonowaniu nie jest wysyłane do użytkownika, który wyewidencjonował plik.