I dati sono memorizzati in un archivio centrale, il cosiddetto vault, condivisibile con l'intero team di lavoro e soggetto a frequenti backup.
Per l'accesso ai file si utilizza una cartella di lavoro sul computer locale, che prende il nome di vista del vault. La connessione alla vista del vault dà accesso ai file sui quali l’utente dispone dei diritti appropriati. Per modificare i file, l’utente deve “prelevarli” dal vault (procedura che nel gergo tecnico è definita “check-out”) in modo che nessun altro utente li possa modificare allo stesso tempo. I file prelevati saranno comunque disponibili ad altri utenti per la visualizzazione e la copia.