Utilisez les notifications d'état pour signaler aux utilisateurs ou aux groupes l'état (extrait ou archivé) des fichiers se trouvant dans un état et un emplacement spécifiques. Par exemple, un chef de projet peut être notifié lorsque les fichiers du projet ont été mis à jour par les ingénieurs.
Pour créer une notification d'état:
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Cliquez à l'aide du bouton droit de la souris sur un état de flux de travail et sélectionnez Notifications, ou sélectionnez un état de flux de travail et cliquez sur Notifications
(barre d'outils de flux de travail).
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Dans l'onglet Notifications par projet, sélectionnez le dossier de coffre-fort contenant les fichiers qui doivent déclencher la notification.
La même notification est affectée à tous les sous-dossiers du dossier sélectionné, sauf si vous leur définissez d'autres notifications.
- Sélectionnez l'utilisateur ou le groupe qui recevra la notification.
- Cliquez sur Ajouter.
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Sous Notifications, sélectionnez:
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Si les notifications doivent être envoyées lorsque les fichiers qui sont dans le dossier sont extraits ou archivés.
- Si les notifications doivent être envoyées uniquement au créateur du fichier, à la dernière personne qui a modifié l'état du fichier, ou aux deux.
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Répétez la procédure pour ajouter d'autres notifications.
Pour voir toutes les notifications affectées à un utilisateur ou à un groupe, sélectionnez ceux-ci dans l'onglet Notifications par affectation. Vous pouvez également utiliser cet onglet pour ajouter ou supprimer une notification, changer l'action qui déclenche la notification, ou les utilisateurs à notifier.
- Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.
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Pour enregistrer les modifications du flux de travail, cliquez sur Enregistrer
ou sur .
Lorsque les utilisateurs reçoivent une notification d'état, le message contient des liens et des informations sur le fichier qui a déclenché la notification.
Les notifications de flux de travail ne sont pas générées si l'utilisateur actuellement connecté les déclenche.