Bei den meisten Kontrollelementen auf Datenkarten werden vorhandene Werte angezeigt; außerdem können neue Werte eingegeben werden. Diese Werte werden in der Tresordatenbank in Datenkartenvariablen gespeichert. Die für das jeweilige Kontrollelement verwendete Variable wird in den Eigenschaften des Kontrollelements definiert.
Variablen können mit den Eigenschaften (Metadaten) der im Tresor gespeicherten Dateien verknüpft werden, so dass die Werte in der Datei immer mit den in der Datenbank gespeicherten Werten übereinstimmen. Werden die Dateieigenschaften aktualisiert, werden auch die verknüpften Variablenwerte aktualisiert. Umgekehrt werden durch eine Aktualisierung der Datenkarte auch die verknüpften Dateieigenschaften aktualisiert.
Der Name einer zugewiesenen Variablen wird im Kontrollelement angezeigt, wenn die Karte im Card Editor geöffnet wird.
Wenn beispielsweise dem Tresor ein Word Dokument hinzugefügt wird, liest die Enterprise PDM Software die Dateieigenschaften und aktualisiert die Kartenvariablen, die mit der jeweiligen Eigenschaft auf der .doc oder .docx-Dateidatenkarte verknüpft sind.