Los administradores pueden acceder al cuadro de diálogo Notificaciones de carpeta cuando están editando el estado de flujo de trabajo o las propiedades de la transición en la herramienta de administración.
Para crear una notificación para una transición de flujo de trabajo:
- En el Editor de flujos de trabajo, haga clic en una transición para abrir el cuadro de diálogo Propiedades.
- En la pestaña Notificaciones, haga clic en Agregar notificación de carpeta.
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En el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta, seleccione la carpeta para la cual se crea la notificación y haga clic en Aceptar.
Aparece el cuadro de diálogo Notificaciones de carpeta.
Para las notificaciones de transición, los campos Tipo, Estado de origen, Estado de destino y Cambiar estado son de sólo lectura. La transición que está editando dicta estas propiedades.
Para las notificaciones de estado, puede editar estos campos.
- Si lo desea, seleccione una o las dos opciones siguientes para restringir a quién se envía la notificación:
- Sólo al creador del archivo
- Sólo al último modificador de estado
- En la pestaña Destinatarios, haga clic en Agregar destinatarios.
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En el cuadro de diálogo Agregar destinatarios:
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Seleccione el usuario y los grupos que deben recibir la notificación.
Si selecciona todo un grupo, los miembros de dicho grupo se seleccionan automáticamente.
Escriba una cadena en el campo Filtro para mostrar sólo los usuarios y grupos cuyos nombres contienen la cadena.
- Haga clic en Aceptar.
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En el cuadro de diálogo Notificaciones de carpeta, para permitir que los usuarios específicos que ejecuten esta transición elijan los destinatarios de la notificación, seleccione los usuarios y active la casilla en Selección dinámica.
La opción Selección dinámica no está disponible para las notificaciones de carpetas creadas en el cuadro de diálogo Propiedades del estado.
- Haga clic dos veces en Aceptar.
- Haga clic en Guardar
para guardar el cambio en el flujo de trabajo.