トランジション通知は、ファイルのステータスの変化について、ユーザーまたはグループに通知する機能です。
たとえば、ファイルが承認されなかったためファイルの変更が必要なときに、エンジニアに通知が行われます。
トランジション通知を作成するには:
- ワークフロー トランジションをクリックして、そのプロパティダイアログボックスを開きます。
- 通知 タブで、フォルダー通知を追加 をクリックします。
- フォルダー選択 ダイアログ ボックスで、通知をトリガーするファイルを含むフォルダーを選択します。
特に異なる通知を設定しない限り、選択したフォルダーのすべてのサブフォルダーにも、同じ通知が指定されます。
フォルダー通知 ダイアログ ボックスが、ワークフロー状態の変更(Change Workflow State) を タイプ として開きます。
- オプションで、通知プロパティタブで、通知の宛先として、ファイル作成者のみ、ファイル状態の最終変更者のみ、またはその両方のいずれかを選択します。
- 受信者 タブで、受信者の追加 をクリックします。
- 受信者の追加 ダイアログ ボックスで、通知を受信するユーザーとグループを選択し、OK をクリックします。
フィルター フィールドにサブストリングを入力して、サブストリングに含まれていない名前の受信者を非表示にすることもできます。
- オプションでダイナミックを選択し、トランジションを実行するユーザーが通知受信者を選択できるようにします。
- OK をクリックして通知を保存します。
- さらにフォルダー通知を追加するには、ステップ 2 から 7 までを繰り返します。
- 通知の追加が終わったら、OKをクリックして、トランジションのプロパティダイアログボックスを閉じます。
-
ワークフローへの変更を保存するには、保存
(Save)をクリックするか、 をクリックします。
ユーザー宛てのトランジション通知のメッセージには、通知をトリガーしたファイルに関するリンクと情報が含まれています。