I file nel vault sono associati a degli stati predeterminati del flusso di lavoro, che rappresentano il punto in cui si trova il file nel processo di progetto ed approvazione. Lo stato corrente di un file viene visualizzato nell'elenco di file ed in molte finestre di dialogo di Enterprise PDM.
I flussi di lavoro includono le transizioni, che sono i meccanismi che spostano un file da uno stato a un altro. Gli utenti ricevono l'autorizzazione a dare inizio alle modifiche di stato tramite queste transizioni.
Il flusso di lavoro di default di Enterprise PDM consiste negli stati seguenti, qui rappresentati dai rettangoli, e dalle transizioni, qui rappresentate dalle linee etichettate:
è probabile che la propria azienda abbia un flusso di lavoro molto più complesso.
Esistono tre tipi di notifiche:
- Normale - il file cambia stato quando un utente esegue la transizione.
- Parallela - prima che il file cambi stato, un numero specifico di utenti deve approvare la transizione.
- Automatica - il flusso di lavoro sposta automaticamente i file a un altro stato, senza richiedere l'azione dell'utente.