Les fichiers ajoutés à un coffre-fort Enterprise PDM sans jamais avoir été archivés se trouvent à l'état privé et les autres utilisateurs ne peuvent y avoir accès. C'est uniquement après avoir archivé un fichier qu'une catégorie et un flux de travail lui sont affectés et qu'il devient accessible à d'autres utilisateurs (disposant de droits d'accès suffisants).
L'état privé garantit qu'aucun autre utilisateur ne puisse récupérer une version incomplète d'un fichier, par exemple lorsque l'utilisateur qui ajoute le fichier y apporte des modifications supplémentaires.
Un utilisateur Admin de Enterprise PDM peut avoir accès aux fichiers se trouvant dans l'état privé.