Creación de notificaciones de estado de flujo de trabajo

Utilice las notificaciones de estado para notificar a los usuarios o grupos si los archivos en un estado y ubicación específicos se han registrado o traído.

1. Haga clic en un estado de flujo de trabajo.

   Se abre el cuadro de diálogo Propiedades del estado.

2. En la pestaña Notificaciones, haga clic en Agregar notificación de carpeta.
3. En el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta, seleccione la carpeta que contiene los archivos que desea que activen la notificación.

   Se asignan las mismas notificaciones a todas las subcarpetas de la carpeta seleccionada, a menos que establezca distintas notificaciones para cada una.

4. En el cuadro de diálogo Notificaciones de carpeta, para Tipo, seleccione una de las siguientes opciones:
   • Registrar: Se envían notificaciones cuando se registrar archivos de esta carpeta.
   • Traer: Se envían notificaciones cuando se traen archivos de esta carpeta.
   • Estado retrasado: Se envían notificaciones cuando los archivos hayan estado en un determinado estado durante más tiempo del especificado.
5. En la pestaña Propiedades de notificación , el tipo de notificación que seleccione determina las opciones disponibles. Lleve a cabo una de las siguientes acciones:
   • Para las notificaciones de Registrar y Traer notificaciones, restrinja la notificación a sólo el archivo creador o el último usuario para modificar el estado del archivo.
   • Para Estado retrasado, especifique el número de días que pueden permanecer los archivos en el estado antes de que se desencadene la notificación y la frecuencia con la que se debe reenviar la notificación.
6. En la pestaña Destinatarios, haga clic en Agregar destinatarios.
7. En el cuadro de diálogo Agregar destinatarios, seleccione los grupos o usuarios individuales que tendrán permisos para recibir la notificación.

   Seleccione uno o más grupos o expanda Todos los usuarios o un grupo para seleccionar usuarios individuales.

   Escriba una cadena en el campo Filtro para mostrar sólo los usuarios y grupos cuyos nombres contienen la cadena.

8. Haga clic dos veces en Aceptar.
9. Repita los pasos del 2 al 8 para agregar más notificaciones de carpeta.
10. Cuando haya terminado agregar notificaciones, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Propiedades.
11. Para guardar los cambios realizados en el flujo de trabajo, haga clic en Guardar o en Archivo > Guardar .