Utilice las notificaciones de transición para informar a los usuarios o grupos sobre los archivos que cambian de estado.
Por ejemplo, se notifica a un ingeniero cuando un archivo no fue aprobado y debe modificarse.
Para crear una notificación de transición:
- Haga clic en una transición de flujo de trabajo para abrir su cuadro de diálogo Propiedades.
- En la pestaña Notificaciones, haga clic en Agregar notificación de carpeta.
- En el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta, seleccione la carpeta que contiene los archivos que desea que activen la notificación.
Se asignan las mismas notificaciones a todas las subcarpetas de la carpeta seleccionada, a menos que establezca distintas notificaciones para cada una.
El cuadro de diálogo Notificaciones de carpeta se abre con Cambiar estado de flujo de trabajo como valor para Tipo de notificación.
- Opcionalmente, en Propiedades de notificación, seleccione si las notificaciones deben enviarse sólo al creador del archivo, sólo a la última persona que modificó el estado del archivo o a ambos.
- En la pestaña Destinatarios, haga clic en Agregar destinatarios.
- En el cuadro de diálogo Agregar destinatarios, seleccione los usuarios o grupos que deben recibir la notificación y haga clic en Aceptar.
Puede escribir una subcadena en el campo Filtro para ocultar los destinatarios cuyos nombres no contengan la subcadena.
- Opcionalmente, seleccione Dinámico para permitir a los usuarios ejecutar la transición en los destinatarios de la notificación seleccionados.
- Haga clic en Aceptar para guardar la notificación.
- Repita los pasos del 2 al 7 para agregar más notificaciones de carpeta.
- Cuando haya terminado agregar notificaciones, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Propiedades.
-
Para guardar los cambios realizados en el flujo de trabajo, haga clic en Guardar
o en .
Cuando los usuarios reciben una notificación de transición, el mensaje contiene vínculos e información sobre el archivo o los archivos que la activaron.