Para muchos controles de tarjeta, puede asignar un valor predeterminado para rellenar automáticamente la variable de control cuando un usuario guarda un nuevo archivo o elemento o lo agrega al almacén.
Cuando un usuario agrega un archivo, un elemento o una carpeta desde una ubicación fuera del almacén, los valores predeterminados se escriben en las variables de tarjetas de datos. Si se asigna una variable a una propiedad, por ejemplo, la propiedad Autor, el valor predeterminado también se escribe en dicha propiedad.
Si el archivo o elemento agregados o copiados tienen un valor existente (por ejemplo, si la propiedad Fecha ya está rellena), dicho valor se utiliza en su lugar y ningún valor predeterminado se escribe en la variable.
Cuando un archivo se guarda en la vista del almacén desde una aplicación, y dicha aplicación mantiene el archivo abierto, los valores predeterminados se escriben sólo en la variable de tarjeta de datos (es decir, la base de datos) y es posible que estos valores no aparezcan en las propiedades de archivo asignadas hasta que el usuario vuelva a abrir el archivo o lo registre.
Cuando un usuario copia (o mueve) un archivo o elemento y la tarjeta de datos posee valores, los valores existentes se copian en la ubicación de destino. Ningún nuevos valor predeterminado se escribe en las variables ni en las propiedades asignadas (consulte las excepciones descritas más abajo).
Valores regenerados
- Si una variable de control de tarjeta de datos se define para tener un valor único, copiar o mover el archivo o artículo borra el valor de dicha variable. Los usuarios reciben una advertencia y el valor predeterminado se regenera.
- Si el valor predeterminado activo en una variable de un archivo o elemento copiados es un número de serie, se advierte al usuario de que el proceso de copiado puede regenerar el siguiente número de serie disponible en la variable del archivo copiado.
- Si activa la opción Predeterminado sobrescribe para un valor predeterminado, el valor predeterminado de cualquier archivo copiado o agregado se regenera en la variable y la propiedad asignada.